Projektbeskrivelsen er dit omdrejningspunkt som projektleder. Et dynamisk dokument, hvor projektets interessenter, risici og magtfordeling er analyseret. Det er her, du holder styr på målhierarkiet, gevinsterne og visionerne.
En god projektbeskrivelse giver dig uden tvivl en ro i maven som projektleder. Og er du bare lidt ligesom mig, så prøver du hele tiden at finde frem til den perfekte konstellation, der på samme tid driver projektet sikkert fremad, kræver mindst mulig indsats og har størst mulig effekt.
Men uanset hvad, så må du indse, at der er elementer i din rolle som projektleder, som selv den bedste projektbeskrivelse kan løse for dig. Problemet er ikke systemet. Det perfekte system findes ikke, når vi krydrer det med mennesker. Intet system løser af sig selv en af de virkelig store udfordringer, der holder dine projekter tilbage.
Hvis jeg kigger i min projektbeskrivelse, så er det åbenlyst, at der er masser af emner, jeg kunne plukke ned og placere direkte på min to-do liste for de næste mange dage. Og så er det jo bare at gå i gang.
Men så sker det.
Lige pludselig begynder en masse andre små og irellevante opgaver at fylde hele min bevidsthed. Der var da egentlig også en mail, jeg burde svare på. Måske trænger netbanken også til en tur. Ellers har jeg stensikkert et bilag, der bare skal konteres.
Du kender det måske fra dig selv, lige pludselig er du super produktiv på alle mulige små opgaver.
Og lige gyldig hvor god din plan er, så falder den lige så stille fra hinanden, når du begynder at overspringshandle. Det heldige er, at det ikke er dig og mig, den er gal med. Det uheldige er, at det er os alle den er gal med.
Når vi står overfor store opgaver, der er uoverskuelige, ubehagelige eller simpelthen bare kedelige, så begynder vi at fokusere på noget andet, hvor vi med mindre energi får et bedre resultat.
En ret ofte set overspringshandling er at lave en ny plan, et nyt system.
Problemet er, at vores hjerne hele tiden prøver på at bruge så lidt energi, som det er muligt. Og det tager hamrende meget mere energi at skulle fokusere på en ubehagelig projektstatus, end det tager lige at tjekke indbakken for ligegyldige e-mails for sjette gang inden morgenkaffen overhovedet er blevet skænket. Der er intet træk på vores energikonto, når vi skal åbne indbakken og stirre ind i muren af e-mails. De svære opgaver derimod, de kræver masser af energi.
Så hvad skal du gøre?
Fokus på de vigtige opgaver en svær mental øvelse. Og det kræver rigtig meget træning bare at gå til de besværlige opgaver med det samme.
Heldigvis er det dog ikke sværere at alle kan lære det. Her har vi samlet 3 gode råd til, hvad du kan gøre, når overspringshandlinger begynder at trænge sig på.
Motivationen til at kaste sig over store opgaver kommer ofte af at have et formål med din opgave. Hvorfor gør du det? Hvem gør du det for? Der kan være flere grunde til, at din opgave skal løses. Er det fordi din gode kollega er afhængig af det, fordi projektet gør en forskel for andre, eller fordi du kan hjælpe andre gennem dine opgaver. Når vores opgaver kun er for os selv, så er de nemme at ignorere og skubbe til side. Hvis det er for at hjælpe andre, eller gøre noget godt for andre, så er det sværere at lade være.
Bliv bedre til at stille motiverende mål med SMART modellen her.
I Bill Hogans bog How To Eat An Elephant får du en meget simpel metode til at håndtere meget store og usikre opgaver. For selvom det virker uoverskueligt at spise en elefant, så kan det lade sig gøre, hvis du bare tager en bid ad gangen. Sådan er det også med de store opgaver, der virker helt uoverskuelige at skulle kaste sig over. Kaster du dig ud i det og vil løse det hele i et hug, så er det umuligt overhovedet at komme i gang. Men deler du opgaverne op i små enkelthandlinger, så bliver det meget nemmere for dig at komme i gang.
Facebook, e-mails og et væld af nyhedssites er på min liste over ting, der sluger min tid og mit fokus. Så jeg har lukket for dem. Helt. Jeg er stadig på Facebook, jeg håndterer stadig mine e-mails og jeg får stadig læst nyhederne. Men jeg har fjernet dem fra mit arbejdsrum, så jeg kan bevare mit fokus. Hvordan du fjerner alle forstyrrelserne i din arbejdsdag og får plads til fokus og flow.
Når du bliver rigtig god til at fokusere og få løst også de ubehagelige og besværlige opgaver, så får du for alvor fremdrift i dine projekter.