Nu har I endelig kæmpet jer gennem mødet. Dagsordenen var lige i øjet, mødelederen var en stjerne og projektet er klar til at fortsætte uhindret på sin rejse. Stemningen er optimistisk, euforisk og ekstatisk. De rigtige beslutninger er truffet. Nu skal der bare eksekveres.
Men øhh..
Hvem skulle egentlig hvad, hvornår og med hvem?
Du er sikker på, at der er styr på det. Men allerede et par dage efter begynder det at smuldre omkring jer. Der blev ikke taget action. Der blev ikke gjort noget som helst.
Og ingen kan rigtigt huske, hvor det er gået galt.
Næste gang skriver I et godt referat. Læs her hvordan
Det virker måske kedeligt, bureaukratisk og tungt i røven at skrible under hele mødet. Nøjsomt noterende hver lille detalje. Du sidder i mødet for at træffe beslutninger. Og komme i omdrejninger. Ikke for at nusse med endnu flere kedelige stykker papir.
Men det er lige indtil, at du vender regnestykket på hovedet.
Når iveren efter at komme i sving tager over for pligten til at skrive et godt og fyldestgørende referat, så kommer problemerne snigende. Når I ikke skriver et referat og får det hurtigt ud efter mødet, så begynder der at ske noget mystisk. Det er lidt som den der hviskeleg i skolen. Hvor alle pludselig har hørt noget helt forskelligt.
Og jo længere tid efter mødet I leger hviskeleg. Jo større er risikoen for, at der går ged i maskineriet. Pludselig har I forskellige opfattelser af en beslutning. Vigtige opgaver bliver ikke løst. Og deadlines sejler.
Og fordi der ikke lige blev skrevet et referat, så er der heller ikke andre, der ved, hvad I har debatteret og besluttet på mødet. (Og så kan de jo snildt få overleveret en perlerække af forskellige forståelser. Og – ja – så er kaos altså løs)
Det er en god ide at udpege en referent, der med udgangspunkt i dagsorden tager noter. Og det forudsætter selvfølgelig, at jeres møde har en dagsorden. Men altså. I har da selvfølgelig en dagsorden. Som I holder. Ik’? For møder uden dagsorden, det er for alvor spildt tid. Og penge ud af vinduet og alt det der.
Så altså. Det er en god ide at bruge dagsorden til at tage noter udfra, fordi:
Når du tager noter, så brug den kortest mulige form. Kun den vigtigste info og gerne i punktform. Der sidder ikke nogen derude efter mødet og venter på et længere essay om jeres møde.
Og det kan være en fordel for dig som notetager, hvis du bruger forskellige symboler undervejs til at skelne mellem noter, beslutninger og opgaver. Og hvis der ikke er truffet en beslutning eller I er nået frem til en defineret opgave, så er der altså en god chance for, at I har spildt tiden med det punkt på dagsordenen.
Og referatet er der til at hjælpe den enkelte med at huske opgaverne. Og så er det selvfølgelig derfra op til den enkelte at holde styr på egne opgaver. Og dig som projektleder, der bevarer det forkromede overblik. Og gerne så du også er opmærksom, hvis der er udsigt til missede deadlines.
Vi kan næsten gå så langt som at sige, at gode referater skaber klarhed omkring projektet og er med til at øge medarbejdernes motivation og arbejdsglæde.
Efter mødet skal noterne skrives om til mødereferat. Det dokument som alle deltagerne efterfølgende refererer til. Og derfor skal det også helst hurtigt ud efter mødet (har du en god teknik, og er du godt til at mødelede ud fra dagsordenen, så tager det ikke lang tid).
Mødereferatet skal indeholde information om:
Du bør sende referatet ud så hurtigt som muligt efter mødet. Imens det stadig er i frisk erindring hos deltagerne. Det gør det lettere for deltagerne at komme med indsigelser. Og det gør det meget lettere for dig som projektleder og mødeleder at få indført rettelser. Og så er referatet jo en god lille påmindelse til den enkelte om, hvilke opgaver der skal på opgavelisten.
Og så skal dokumentet selvfølgelig også gemmes et sted. Og her kan vi hurtigt remse en lang række af frygtindgydende historier op med dokumenter, der forsvinder sporløst ind på fællesserveren. Organisationens sorte hul. Men altså. Det er vigtigt, at du har en god struktur for mødereferater, der gør dem tilgængelige. Sørg for at have en intern retningslinje for navngivning af filer, så det eksempelvis hedder 2017-15-04_mødetitel_projektnavn_projektid eller lignende. Det skal bare gøre det søgbart, være let at forstå og kunne ske konsekvent (a.k.a. være let).