Artiklen er sponsoret af
I de fleste organisationer findes der to former for arbejde: det daglige driftsarbejde og projektarbejdet. Driftsarbejdet er præget af mange administrative og gentagende opgaver, hvilket gør det nemt at systematisere og organisere processen omkring den enkelte opgave. Det er sværere med projekter.
Projekter har en tidsbegrænset ramme – en startdato og slutdato – en unik opgaveformulering og mange forskelligt sammensatte teams. Det gør det svært at gentage, optimere og udvikle stærke metoder og processer i projektarbejdet.
Mange oplever projekter, som ikke bliver færdige til tiden, overskrider budgettet eller ændrer fokus undervejs i processen. Der er rigtig mange faldgruber i projektarbejdet, som du skal kende til, hvis du vil have succes og nå projektets mål inden deadline og uden at skyde hul i budgettet.
Her får du, de fire mest almindelige årsager til at projekter fejler – og hvad du skal gøre for at undgå det.
Manglende gennemsigtig er en af de store årsager til kuldsejlede projekter. Det er en nødvendighed for projektets succes, at den administrerende ledelse, projektlederen og teammedlemmer har adgang til de rigtige informationer på det rigtige tidspunkt.
Ledelsen i virksomheden fokuserer på, om projektet begynder at overskride budgettet eller tidsplanen. Derfor vil de gerne have adgang til projektplanen, så de kan følge med.
Projektlederen virker ofte afvisende og henviser til, at projektplanen ikke er helt opdateret eller ikke er klar til at blive delt. Det betyder, at ledelsen kun kender den oprindelig plan og derfor ikke har muligheden for at træde til, før det er for sent.
Projektlederen er typisk skarpt forberedt, inden projektet går i gang. Men ofte så bliver planen ikke holdt opdateret andre steder en projektlederens hoved. Det sker, fordi projektlederen har fokus på at lede teamet, omorganisere ressourcer og drive projektet fremad, at der ikke er tid til at holde planen opdateret.
Projektledere kan også være igang med flere projekter på samme tid. Hvis en tidsplan skal holdes opdateret med projektets fremskridt, så bliver projektlederen til en ren administrationscentral. Så forsvinder fokus fra ledelsesopgaverne, der også er vigtigt, når medarbejderne skal motiveres.
Fordi planen ikke altid er opdateret, så mangler medarbejderne ofte et overblik over, hvilke opgaver de egentlig burde arbejde på lige nu.
Det er vigtigt, at medarbejderne hurtigt kan melde ind til projektlederen, når de er færdige med en opgave, så projektplanen nemt holdes opdateret med færdige opgaver, kommende opgaver og forhindringer på vejen.
Hvis I bruger et projektstyringsværktøj (Trello er et glimrende eksempel på en gratis løsning), så bliver hele projektets plan synlig for alle. På den måde kan projektlederen hurtigt opdatere planen, når der kommer meldinger ind fra medarbejderne. Det betyder samtidig, at den øverste ledelse altid kan kigge forbi og følge med i projektet.
Det skaber synlighed, der giver overblik, overskud og fokus i arbejdsdagen for alle.
Hvis du ikke kender formålet med dine arbejdsopgaver, så bliver de meningsløse og motivationen forsvinder. Derfor er det vigtigt, at projektet arbejder med klare målsætninger og rammer, der er tænkt i virksomhedens strategi.
Hvis organisationens øverste ledelse ikke har defineret en klar strategi og målsætning, så mangler den ofte også ude i projekterne. Det smitter simpelthen, hvis ledelsen mangler retning.
En klar strategi og klare målsætninger i hele organisationen giver bedre muligheder for at prioritere, lede og administrere projekter i hele organisationen.
Hvis projektlederen har for mange samtidige projekter, så er de nødt til at prioritere. Hvis de skal prioritere ordentligt, så skal de kende topledelsens prioriteter. det kræver også, at projektlederen tør at sige fra overfor ledelsen. Det kan være svært, specielt hvis du er ny.
Det kræver en stor sikkerhed i sin egen rolle som projektleder at sige fra overfor ledelsen. De færreste ønsker at sige ledelsen imod eller rokke for meget med båden.
Hvis der er for mange samtidige projekter uden klare målsætninger, så bliver medarbejderne forvirrede, stressede og usikre på deres egne roller. Det betyder, at de er risikogruppen for sygemeldinger, begynder at kigge efter nyt arbejde eller måske simpelthen bliver demotiverede, ufokuserede og uproduktive.
Det er den administrerende ledelses rolle at definere klare målsætninger og strategier for organisationen, som kan trænge ud til alle projektledere og medarbejdere. Når de kender ledelsens vision, mission og strategi, så har de et grundlag, hvorfra de kan vurdere hver enkelt opgaves vigtighed.
Det giver samtidig også skarpere mål på det enkelte projekt.
Hvis I gerne vil arbejde med stærke mål, så skal I bruge SMART modellen til målsætning – det er simpelt og hamrende effektivt.
Projektet suser afsted, dagen suser afsted , og deadline nærmer sig. Det går stærkt, når alle på projektet har tralvt med at nå de små delmål, så projektplanen og budgettet holder hele vejen. I al den hast, så er kommunikation ofte en udfordring.
Hvis der ikke er en central placering for alle data, så ender vigtige informationer med at strande overalt i organisationen. Vigtige datoer, mødereferater og indkaldelser findes pludselig kun på den enkelte medarbejders computer, i en længere tråd af e-mails eller som note på telefonen.
Det skaber mange frustrationer, når medarbejdere, projektlederen og den øverste ledelse ikke hurtigt kan få adgang til vigtige informationer om projektets status, mødereferater og så videre. Derfor er det vigtigt, at I fra starten af projektet skaber en god fælles platform for jeres kommunikation.
Her kan I eksempelvis kigge på løsninger som:
Husk! Det er ikke kun værktøjer til projektledelse, kommunikation og målsætning, der skaber successen alene. I skal også have styr på de enkelte processer og teamledelse, hvis projekterne skal komme helt i mål. Men de rigtige værktøjer fjerne mange af de udfordringer, der gør teamledelse og processer enormt komplekse for mange projektledere.