Projektledelse handler helt grundlæggende om, at projektlederen bruger sine værktøjer, kvalifikationer og kompetencer til at manøvrere en række af sideløbende aktiviteter i mål for en given opgave.
Denne proces kan deles op i fem trin.
Det første trin fokuserer på, at projektideen grundigt bliver gennemarbejdet, så alle interessenter er klar over, hvilke fordele og ulemper det projektopgaven kan have for organisationen. I denne fase fokuserer en mindre gruppe af mennesker med beslutningskompetence, hvorvidt projektet kan realiseres, og om det i sådan et tilfælde vil være en god forretning for virksomheden.
En stærk projektplan er altafgørende, hvis projekt ikke skal ende som endnu et af historiens mange kuldsejlede projekter. Det er vigtigt med en god plan, der hjælper projektlederen til at guide og styre projektet gennem de farefulde, faldgrubebefængte farvande, der æder så mange projekter.
Mere konkret så fokuserer projektplanen på at skitsere, hvilke opgaver der skal løses undervejs, hvornår de enkelte opgaver skal løse, og hvor mange ressourcer det vil tage.
Det er også i denne fase at projektet prioriteres i forhold til, hvor meget tid, hvor mange ressource, og hvilket mål man vil nå.
Projektplan er et vigtigt værktøj i hele resten af forløbet, derfor er det utrolig vigtigt, at du kommer godt fra start:
Nu skal projektlederen samle det stærkeste team, fordele ressourcerne og skyde hele projektet i gang. Det er nu, at alle skal være klar på, hvad deres rolle er i projektet, hvordan de får de nødvendige informationer, og hvordan I løbende holder hinanden opdateret på progressionen.
Manglende kommunikation imens projektet drives frem er en af de store faldgruber for projekter. Du kan læse om de to andre store udfordringer for projekter – og hvordan du løser dem – her.
Projektlederen skal hele tiden holde øje med, hvordan opgaven skrider frem. De oplysninger skal sammenholdes med den overordnede plan. Imens projektet kører er det nemt at miste overblikket, derfor er det vigtigt, at I bruger nogle solide værktøjer til hele tiden at monitorere opgavestatus, så I har et overblik både for de enkelte dage og hele projektets samlede forløb.
Hvis projektlederen kan se, at det begynder at køre skævt, så er det vigtigt, at der bliver sat ind over for udfordringerne så hurtigt som muligt.
Når alle projektets opgaver er løst, kunden er tilfreds – og deadline selvfølgelig er overholdt, fordi du huskede at fokusere på den gode projektplan – så er det tid til at gøre status. Projektets forløb skal evalueres, så du bliver klogere på, hvad der var en succes i projektet, og hvad du skal gøre bedre næste gang.
Projekter og projektledelsesstratei varierer mellem brancher, opgaver og kunder, men der ofte en kerne omkring projektarbejdet, hvor du kan blive bedre til næste gang. Jo bedre du bliver til at lære af erfaringerne fra et projekt, jo stærkere bliver resultatet af det næste projekt, hvor du står i spidsen.
Faserne hjælper projektet sikkert fra start til slut Det at opdele projektet i faser er et godt værktøj, når du skal skabe et overblik. Hvis et projekt løber over et helt år, så er det vigtigt, at du ved præcis, hvilken fase du står i. Hvis du ikke ved det, så er det umuligt at vurdere, om I har en realistisk chance for at nå projektets målstreg inden deadline.
Det kræver et godt forarbejde at lave en plan, men det kræver også et solidt opfølgningsarbejde, hvis du som projektleder skal lave en løbende vurdering af, om I er på rette vej – eller ej.
Det hele starter med en god, konkret, motiverende og skarp målsætning for projektet. Det er den målsætning, som du hele tiden skal læse dine aktiviteter som projektleder op imod. Det er den målsætning, som projektet skal sælges på. Hvis du skyder projektet igang, før du har helt styr på målsætningen, så har du et problem. Hvordan ved du så, hvilken retning, du skal bede dine teammedlemmer om at arbejde i, hvilke roller du har brug for på teamet, og hvornår I rent faktisk er i mål med opgaverne?